Esta política describe cómo Certiver trata los datos personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas colombianas de protección de datos.
1. Roles: responsable y encargado
Cada empresa cliente es responsable del tratamiento de los datos de sus trabajadores, conductores, egresados u otros titulares que registra en la plataforma. Certiver actúa como encargado: trata esos datos únicamente por cuenta del cliente y para emitir y verificar documentos. Respecto de los usuarios de la plataforma (personas que inician sesión) y de quienes solicitan una demostración, Certiver es responsable.
2. Datos que tratamos
- Titulares de documentos: nombre, tipo y número de identificación, cargo, área, fechas de vinculación y retiro y, cuando el documento lo requiere, salario u otros valores.
- Usuarios de la plataforma: nombre, correo, cargo, registros de acceso y de actividad.
- Verificaciones: fecha, resultado y una huella anonimizada de la dirección IP (no guardamos la IP completa).
3. Finalidades
- Generar, firmar criptográficamente y almacenar los documentos que emite cada empresa.
- Permitir que terceros verifiquen la autenticidad y vigencia de un documento.
- Mantener una bitácora de auditoría de las acciones realizadas en la plataforma.
- Prestar soporte, enviar invitaciones y avisos del servicio.
4. Datos sensibles y minimización
La página pública de verificación muestra solo lo necesario para confirmar el documento (empresa emisora, tipo, fechas, nombre del titular y documento parcialmente oculto). El salario y otros valores sensibles se almacenan cifrados y solo se muestran a quien presenta el PIN impreso en el documento o a usuarios de la empresa con permiso expreso.
5. Seguridad
- Cifrado AES-256-GCM de datos sensibles y de las llaves de firma.
- Aislamiento de la información de cada empresa a nivel de base de datos.
- Contraseñas con argon2id y verificación en dos pasos.
- Bitácora inmutable encadenada por hash y respaldos diarios.
6. Derechos de los titulares
Los titulares pueden conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos, así como revocar la autorización, en los términos del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. Como los documentos se emiten por cuenta de cada empresa, las solicitudes deben dirigirse primero a la empresa emisora; Certiver la apoyará para atenderlas. También puede escribir a datos@certiver.co. Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles.
7. Conservación
Los documentos emitidos y su evidencia criptográfica se conservan durante la vigencia del contrato con la empresa y el tiempo adicional que ella defina para fines probatorios. Un documento revocado se mantiene registrado para que el verificador informe correctamente su estado.
8. Cambios a esta política
Publicaremos cualquier cambio en esta página indicando la fecha de actualización.